Ein Schaubild mit Menschen, Diagrammen und Daten zur Darstellung der Datenverarbeitung.

Unter welchen Bedingungen Daten nach der DSGVO verarbeitet werden dürfen

5. Juli 2020 | Personenbezogene Daten, Datenschutz, Datenschutz-Grundverordnung (EU DSGVO)

Eine zentrale Frage beim Datenschutz sorgt immer wieder für Unsicherheit bei vielen Unternehmen: Unter welchen Bedingungen dürfen Daten gemäß der DSGVO verarbeitet werden? Eine Aufklärung in sieben Punkten.

Die DSGVO sieht vor, dass Daten nur auf einer rechtlichen Grundlage verarbeitet werden dürfen. Hierfür werden mit dem Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten (Verarbeitungsverzeichnis) alle Tätigkeiten einschließlich der dazugehörigen Rechtsgrundlage aufgelistet. Das Verzeichnis ist somit als Übersicht aller Tätigkeiten, bei den Daten verarbeitet werden, zu verstehen. Die Begründung, weshalb die Daten verarbeitet werden müssen, ist ebenso vorhanden. 

Doch unter welchen Bedingungen dürfen Daten gemäß der DSGVO verarbeitet werden:

  • Vorvertragliche Maßnahmen (z.B. Angebotserstellung, Kundenanfragen)
  • Vertrag
  • Rechtliche / gesetzliche  Verpflichtung
  • Lebenswichtige Interessen
  • Öffentliche Interessen
  • Berechtigtes Interesse
  • Einwilligung der Betroffenen

 

Sind die Bedingungen alle gleich zu bewerten?

Theoretisch ja, praktisch ist dies nicht immer so einfach. Dies liegt daran, dass die personenbezogenen Daten den oben genannten Bedingungen zugeordnet werden müssen. Bei einer vertraglichen Bedingung und einem berechtigten Interesse wird dies für Unternehmen schneller rechtlich korrekt einzuschätzen sein als lebenswichtige Interessen. Denn was zum Beispiel lebenswichtige Interessen sind, werden Sie wahrscheinlich deutlich mehr Varianten an Einschätzungen erhalten als bei einer vertraglichen Begründung.

Für eine rechtlich sichere Datenverarbeitung gemäß der DSGVO sollten die Prozesse genau definiert werden, um Tätigkeiten bestmöglich einordnen zu können. Sobald unklare Sachverhalte bekannt sind oder Eventualitäten auftauchen, empfiehlt sich eine Überprüfung der Tätigkeiten, der Prozesse und entsprechende Optimierung. Dies ist auf jeden Fall einiges an Arbeit und erfordert ggf. zusätzliche Beratung durch Datenschutzbeauftragte, aber der Aufwand wird sich bezahlt machen.

Titelbild: © André Sandner – andre-sandner.com & stock.adobe.com

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