Und für alle die es genauer wissen möchten…

Wer ist Mitarbeiter?

Als Mitarbeiter zählt jeder, der für Ihr Unternehmen tätig ist. Neben den Festan­gestellten zählen also Freibe­rufler, Praktikanten, Auszu­bildende usw. zum Personenkreis, welche für das Unter­nehmen tätig sind.

Welche Daten sind betroffen?

Bei Bewerberdaten sind dies alle Infor­mationen, die zur eindeutigen Identi­fikation einer Person an Ihr Unterneh­men übermittelt wurden. Hier ist vor allem der Lebenslauf als wichtigstes Doku­ment zu nennen. Aber auch Notizen von Bewerber­gesprächen zählen unter anderem hierzu.
Zu den Mitarbeiterdaten zählen neben den Bewerbungs­unterlagen auch die Personal­akte, die Beurteilungen sowie hand­schrift­liche Notizen von Vorgesetzten.

Was fällt u.a. beim Datenschutz bei Mitarbeiterdaten und Bewerberdaten alles an?

• Erfassung der Ist-Situation
• Definition, welche Daten gespeichert werden (müssen)
• Festlegung von Prozessen
• Festlegung von Zugriffsrechten
• Anpassung eingesetzter Software nach DSGVO-Vorschriften
• Durchführung von Mitarbeiterschulungen, die mit Mitarbeiterdaten arbeiten
• Erstellung von Datenschutzverpflichtungen
• Festlegung der Speicherdauer von Bewerbungen (6-Monatsfrist beachten)
• Bereitstellung von Datenschutz-Informationen an Bewerber
• Bewerberpool vorhanden? Dann noch eine separate Einwilligung einholen vom Bewerber
• Einführung eines Mobile-Device-Managements bei Dienstgeräten und Absicherung durch TOM (technische organisatorische Maßnahmen)

Sind private Endgeräte oder Software erlaubt?

Dies ist pauschal nicht zu beantworten und kommt maßgeblich auf den jeweiligen Fall an.
Bei Mitarbeiterdaten und Bewerberdaten ist jedoch von der Nutzung privater Endgeräte und Software abzuraten. Auch die Verwen­dung von privaten Email-Accounts auf Dienst­geräten sollte nicht einfach gestattet werden.
Sollte dies dennoch gestattet sein, sollte unbedingt eine Dienstvereinbarung mit dem jeweiligen Mitarbeiter abgeschlossen werden. Die Dienstvereinbarung regelt u.a. auch, in welchem Umfang der Arbeitgeber auf die im Gerät gespeicherten Daten zugreifen darf.
Zudem spielen im Falle einer Nutzungs­freigabe die technisch organisa­torischen Maßnahmen (TOM) hinein, welche neben einer notwendigen Verschlüsselung, ein Mobile-Device-Manage­ment sowie die Verwendung von Arbeitsmodi (vgl. IT-Sicherheit) erfordern.
Im Zweifel wird der Verbot privater End­geräte (BYOD = bring your own device) und privater Software / Apps (BYOA = bring your own app) empfohlen.

New Work – BYOD & BYOA

In den letzten Jahren hat sich die Arbeits­welt stark verändert. Immer mehr Unternehmen, vor allem Startups, lassen ihre Mitarbeiter mit eigenen Endgeräten und eigener Software arbeiten.
Dies ist grundsätzlich kein Problem, bringt jedoch beim Thema Datenschutz erhebliche Probleme mit sich.
Lassen Sie sich beraten, worauf geachtet werden muss und wie die aktuellen Tendenzen in der Wirtschaft sind. Wir prüfen Ihre Ist-Situation und ermitteln den Aufwand, eine nachhaltige Strategie in Ihr Unternehmen zu implementieren.
Beim Datenschutz gibt es keine Kavaliers­delikte. Falsche Einschätzungen, Halb­wissen sowie die ungeprüfte Verwen­dung von automatisch generierten Texten können hier schnell zu Daten­schutz­verstößen führen.